Los Documentos Comerciales usados en Argentina – Los 8 más usados.

Los Documentos Comerciales usados en Argentina – Los 8 más usados.

11 abril, 2020 0 By Julián Spadaro
Los Documentos comerciales

Introducción a los documentos comerciales.

Documentos Comerciales

Los documentos comerciales son comprobantes realizados por escritos con los cuales se puede certificar la operación comercial realizada, sea ésta una compra, venta, pago o cobro, ayudando a mantener un apropiado control de todas las acciones que una empresa efectúa. Los documentos comerciales se deben realizar de acuerdo a lo dispuesto por las disposiciones legales vigentes.

Importancia de los documentos comerciales

documentos comerciales
Importancia de los documentos comerciales

Los documentos comerciales son de vital importancia para mantener un adecuado control de todas las acciones que se realicen en una empresa.

Otro punto de importancia de los documentos comerciales, es que con ellos queda asentada la relación jurídica entre las partes que intervienen

Finalmente, además, los documentos comerciales, son los que permiten la registración contable precisa, como forma de control de los asientos.

Por lo tanto los documentos comerciales:

Certifican la realización de la transacción comercial realizada.

Son la fuente principal de información exacta para el registro contable.

Queda bien especificadas las condiciones de venta, y su cumplimiento o no de las mismas.

Simplifican las tareas de control y fiscalización.

Sirven como prueba jurídica frente a terceros para demostrar actos de comercio.

Individualiza a las personas que intervienen, sus derechos y obligaciones.

Clasificación de los documentos comerciales

Los documentos comerciales se clasifican en: de uso interno y de uso externo.

Los documentos comerciales de uso externo son aquellos emitidos por fuera de las empresa: Ejemplo facturas de compra, recibos de pagos realizados, etc.

Los documentos comerciales de uso interno son aquellos que se realizan dentro de la empresa, por ejemplo: facturas de ventas, recibos de cobranza, etc.

Conservación de los documentos comerciales

Una vez registrados contablemente se debe guardar por 10 años, archivándolos por orden de fecha de emisión.

Forma de emitir los documentos comerciales

Los documentos comerciales como mínimo deben emitirse por duplicado (original y copia duplicada) donde el original se lo queda el que lo recibe, y el duplicado lo guarda el que lo emite. Están obligados a emitirlos:

  • Quienes comercializan bienes
  • Quienes comercializan servicios
  • Quienes se dedican a la locación de bienes.

Documentos comerciales respaldatorios

A la documentación respaldatoria se la puede dividir en tres grupos:

  1. Los contratos
  2. Los comprobantes creados para materializar situaciones que no tengan documentos
  3. Los documentos comerciales

Contratos

Acuerdo entre dos o mas partes con capacidad jurídica para hacerlo, por la cual cada una de ellas se compromete a cumplir una serie de pautas y condiciones acordadas, generando así derechos y obligaciones para cada parte.

Este acuerdo puede ser oral, pero para darle mayor formalidad, generalmente se hace por escrito.

documentos comerciales
Documentos comerciales – Los contratos

Los documentos comerciales

Los documentos comerciales más usados son:

  1. Factura, tickets y documentos homologados por controladores fiscales.
  2. Remito
  3. Recibo
  4. Nota de crédito y Nota de débito
  5. Cheque
  6. Pagaré
  7. Comprobante de las tarjetas de crédito
  8. Extractos bancarios

Facturas, tickets y controladores fiscales

documentos comerciales
Documentos comerciales – Factura

Factura

La factura es el documento comercial  por el cual se certifica la realización de una compra – venta. En ella se detallan los datos fiscales del comprador y del vendedor, las cantidades de los bienes o servicios  vendidos, el nombre de los mismos, su precio unitario y total, y las condiciones de venta (contado o a crédito). La factura genera un compromiso de pago

Las facturas se emiten por duplicado en donde el original es para el comprador y el duplicado para el vendedor.  Existen casos que necesita hacer un triplicado (discriminación y pago del IVA detallado), este triplicado se lo queda el comprador para que lo pueda poner a disposición de la AFIP si se lo solicitase.

En nuestro artículo “Documentos comerciales – Las facturas” podrás encontrar más información acerca de las mismas.

Remitos

Remito

Es un documento comercial que se utiliza para acreditar el transporte y envío de las mercaderías, y para ejecutar al mismo tiempo la entrega de los bienes vendidos.

El remito se extiende por triplicado, en dónde el original se lo queda el vendedor, que debe ser devuelto firmado con el conforme por parte del comprador. El duplicado queda en poder del comprador y el triplicado queda en poder del transportista que le sirve de aval que cumplió con el servicio de entrega de las mercancías.

Recibo

Documentos Comerciales
Documentos Comerciales – Recibo

Recibo

Es una constancia que certifica un pago por haber obtenido a cambio un bien o una prestación servicios. También se utiliza para los pagos a cuenta. La firma al pie del mismo deja constancia la cancelación parcial o total de una deuda.

El recibo se emite por duplicado, el original se lo queda el queda la persona que hizo el pago y el duplicado el que cobró.

En el recibo debe constar la fecha en que se realizó el pago, la forma en que se hizo (efectivo, cheques, etc.), el nombre o razón social de ambas partes y la firma del que lo recibe.

Nota de Crédito y Nota de Débito

Nota de Crédito y Débito

Son documentos comerciales que se utilizan para comunicar a los clientes para informar un movimiento en su estado de cuenta por algún error que se haya producido en el momento de la facturación o entrega de mercaderías.

Las notas de crédito se utilizan para notificar a un cliente que se descontó o acreditó una suma de dinero a su cuenta por el concepto que se indica en la misma, como por ejemplo: errores de facturación, cargos por intereses o comisiones, etc. Es decir que una nota de crédito informa que el cliente debe menos dinero que antes.

Por su parte las las notas de débito se utilizan para informar a un cliente que se le sumo o debitó a en su contra un saldo de dinero en su cuenta, por los motivos mencionados en la misma, por ejemplo: errores en las cantidades o precios facturados, cargos por fletes, intereses, etc. Es decir que una nota de débito notifica que el cliente debe mas dinero que antes.

Ambas se realizan por duplicado, en dónde el cliente se queda con la copia y el vendedor con la copia.

Cheque

Documentos Comerciales
Documentos Comerciales – Cheques

Definición de cheque

Cheque

Es una orden de pago pura y simple librada contra un banco, en el cual el firmante tiene el dinero suficiente en su cuenta bancaria, para que el mismo libere los fondos a favor del tenedor del cheque.

Tipos de cheques

Existen dos tipos de cheques:

  • Al día: El que se emite con la fecha actual, con la misma fecha de cobro.
  • Pago diferido: Es el que se emite con fecha actual, pero la fecha de cobro puede diferirse o postergarse hasta un plazo máximo de 365 días, a partir de la fecha de emisión.

Cabe aclarar que todo poseedor de un cheque tiene un plazo máximo de 30 días corridos para poder hacer cobrar el mismo, pasado dicho lapso, el pago del mismo caducará.

Modos de extender un cheque

  • Al portador: Significa que la persona que tenga el cheque lo puede cobrar.
  • A la orden: Únicamente lo puede cobrar la persona que está mencionada en el cheque, es decir que es intransferible.
  • No a la orden: Si bien el cheque está nominado, el mismo se puede transferir por medio de un endoso a otra persona hasta un máximo de dos veces.
  • Cruzado: Al cheque se le realiza dos líneas diagonales cruzadas en el margen superior izquierdo del cheque, eso hace que el cheque solo puede ser cobrado por depósito bancario, es decir que no se puede cobrar en la ventanilla del banco.

Endoso

Es la transferencia de la propiedad de un cheque hacia un tercero. Para realizarlo el propietario del cheque deberá en el dorso del mismo: firmar, aclarar, y escribir su número de documento o CUIT.

Un cheque como máximo puede endosarse hasta dos veces.

Cobro de los cheques

Documentos comerciales
Documentos comerciales – Cobro de cheques.

Los cheque pueden cobrarse en efectivo por la ventanilla del banco, con documento, en la fecha de cobro o hasta 30 días seguidos con posterioridad a dicha fecha, por depósito en la cuenta bancaria del beneficiario, también hasta un plazo máximo de 30 días corridos desde la fecha de cobro. Pasados dicho lapso el pago del cheque caducará.

¿Cómo hacer un cheque?

Según la norma vigente los cheques se deben hacer según los siguientes requisitos

  • No deben tener ni tachaduras, ni enmiendas, ni raspaduras.
  • En caso de error en la confección se podrá salvarlo al dorso, escribiendo, digo “XXXXX”, firmar, aclarar y poner DNI.
  • No debe diferir la firma hecha en el cheque con la que está registrada en el banco.
  • Debe coincidir el monto expresado en números con el escrito en letras.
  • Debe contener la expresión a la orden, no a la orden, a favor de una persona, el cruzamiento del cheque, según corresponda.
  • En caso de los cheques diferidos, el plazo de fecha de pago no podrá extenderse de los 365 días corridos.
  • El firmante deberá tener los fondos suficientes para el pago del mismo a la fecha de cobro. En caso de que el firmante no tenga fondos para el pago del mismo más de tres veces, se procederá al cierre de la cuenta.
  • No tener mas de 2 endosos.
  • La firma del librador.

Pagarés

documentos comerciales
Documentos Comerciales – Pagaré

Pagaré

Es un documento por el cual una persona física o jurídica se compromete formal e incondicionalmente a pagar una deuda establecida.

El mismo de debe incluir la siguiente información:

  • Monto a pagar en letras y números
  • Fecha de emisión y fecha de pago.
  • Nombre del emisor (deudor) y nombre del receptor (acreedor). Pueden ser tanto personas físicas o jurídicas
  • Lugar de pago
  • Firma del deudor
  • Los pagarés pueden ser transmisibles, es decir que se pueden pasar a otra persona.

Comprobantes de tarjeta de crédito

Documentos comerciales – Comprobante de tarjetas de crédito.

Comprobantes de las tarjetas de crédito

El comerciante adherido a éste sistema de pago presenta en la fecha establecida todos sus comprobantes de las ventas realizadas en un período determinado a la entidad crediticia, y ésta le paga el total de las mismas previa descuento de un porcentaje determinado en concepto de comisiones.

Extractos bancarios

Documentos Comerciales – Información bancaria

Extracto bancario

Es un documento que emite el banco, en donde se detallan todos los movimientos que tuvo una cuenta bancaria en un período determinado de tiempo, mostrando al mismo tiempo el saldo de dinero disponible.

El extracto bancario muestra entonces como desde un saldo inicial se llega al saldo actual mostrando los ingresos y egresos de dinero en la cuenta, mostrando la fecha, el motivo, y el saldo que hubo después de cada movimiento.

La conciliación bancaria es una comparación que se hace entre los apuntes contables que lleva una empresa de su cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco realiza sobre la misma cuenta.

Se trata de un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente con los valores que el banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes.

Con el resumen de cuenta o extracto bancario las empresas realizan un proceso que se llama conciliación bancaria. La misma busca equiparar y ajustar los registros contables de la empresas con alguna diferencia que haya con el resumen.

Documentos comerciales no válidos

documentos comerciales
Documentos Comerciales no válidos.
  • Los documentos no fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados.
  • Remitos, guías o documentos equivalentes.
  • Notas de pedidos, órdenes de trabajo, presupuestos y/o documentos de análogas características.
  • Recibos, comprobantes que respalda el pago – total o parcial – de una operación que debe ser documentada mediante la emisión de facturas.
  • Comandas
  • Tiras de calculadora

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