Introducción a la Administración Por Objetivos (APO), de Peter Drucker
La APO o Administración Por Objetivos es un desdoblamiento de la Teoría Neoclásica. Nace en 1954 por la necesidad que tenían las empresas de la época de evaluar y controlar el desempeño de las distintas áreas empresariales, en un principio desde el punto de vista financiero, extendiéndose en poco tiempo al resto de los sectores.
La Administración Por Objetivos fue un modelo muy aceptado y difundido gracias a su pragmatismo, dándole un gran impulso al uso de objetivos dentro de la administración, tal es así que no existe hoy en día empresa que no trabaje fijando algún tipo de objetivo. Su creador fue Peter Drucker.
¿Qué es la Administración Por Objetivos APO?
La Administración Por Objetivos es una técnica de dirección empresarial cuya finalidad es alcanzar resultados propuestos tanto a corto plazo (un año máximo), como así también a mediano y largo plazo (cinco y diez años respectivamente).
Es importante que, para la fijación de dichos objetivos, todos los involucrados definan cuáles serán sus áreas de responsabilidad con respecto al cumplimiento de los mismos, midiendo, al mismo tiempo, el aporte que generan al éxito global de la empresa.
La APO entonces permitirá estudiar de una manera objetiva cómo es el desempeño de los trabajadores, midiendo su eficacia, comparando los resultados obtenidos con los esperados.
También con los objetivos se podrá medir como fue el desempeño de las distintas áreas de la empresa y si se cumplieron o no los objetivos organizacionales establecidos.
Procesos de la Administración Por Objetivos
Según Peter Drucker la Administración Por Objetivos es un proceso que tiene cinco pasos, que son:
- Buscar el objetivo – Formular la lista de objetivos generales.
- Determinar el objetivo – Formular los objetivos específicos.
- Justificar el valor del objetivo – Determinar el grado de cumplimiento que pueda tener el individuo en un tiempo determinado.
- Implantar el objetivo – Elaborar los planes de acción y de operaciones para poder alcanzar los objetivos.
- Controlar el objetivo – Determinar las desviaciones que hayan para alcanzar los objetivos y corregirlas.
Características de la Administración Por Objetivos
Algunas de las principales características de la APO son:
- Se fijan objetivos entre todos los involucrados (superiores y ejecutivos).
- Permite definir objetivos departamentales, como así para los distintos cargos dentro de los mismos.
- Los objetivos propuestos se pueden interrelacionar entre los distintos departamentos.
- Para poder alcanzar los objetivos se deben crear planes tácticos y estratégicos.
- Dichos planes serán controlados continuamente pudiendo hacerse cambios en caso de ser necesario.
- Los niveles directivos participan activamente.
Objetivos SMART para crear objetivos organizacionales
Los objetivos SMART es una técnica que se utiliza para establecer y redactar objetivos organizacionales. Su nombre proviene de las siglas en inglés de las características que tiene que tener un objetivo correctamente planteado: Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y con un Tiempo límite.
- Específicos y claros: Que todos los implicados comprendan los objetivos planteados sin ningún tipo de inconvenientes. No tiene que haber lugar a dudas o dobles interpretaciones.
- Medibles (cuantificables): Esto es esencial para evitar dualidad de criterios. “Mucho, poco, algo más, etc.”, no son pautas claras y dependerá del criterio de cada uno para determinarlos (para un empleado mucho puede ser 10 unidades más y para el jefe muchos serán 20).
En cambio si el objetivo se determina en base a una cantidad (cuantificable) será una pauta clara e inequívoca de su cumplimiento o no. Si al empleado le digo tienes que vender 20 unidades más y vendió 19 no cumplió con el objetivo y si vende 20 o más si lo hizo, y no hay lugar a dudas acerca su cumplimiento. - Alcanzables: A la hora de establecer objetivos hay que tener en cuenta que los mismos deberán ser difíciles pero no imposibles de cumplir.
Pensemos, si un objetivo no tiene dificultad, no vale la pena proponerlo porque no motiva, pero a la inversa, si el objetivo es imposible de cumplir tampoco motivará porque ya sabremos de antemano, que por más esfuerzos que hagamos no lo podremos cumplir.
También a la hora de fijar los objetivos alcanzables habrá que contemplar que se cuenten con todos los recursos necesarios para cumplirlos. - Relevantes: Los objetivos tienen que ser planteados en áreas donde su impacto sea positivo y genere beneficios a las empresa. Por lo tanto habrá que seleccionar cuáles son esas áreas o sectores claves y centrar la fijación de objetivos allí.
Para cumplir los objetivos globales de la empresa habrá que determinar qué sectores de la misma estarán mayormente involucrados - Limitados en tiempo: El cumplimiento de los objetivos no debe ser infinito, habrá que ponerles fechas límites. Establecer un tiempo crea compromiso, genera un orden de prioridades y organiza las actividades.
Relación entre los objetivos SMART y los objetivos organizacionales
Para que exista una buena amalgama entre los objetivos organizacionales y los objetivos SMART será vital que los objetivos:
- Sean comunicados a todos los involucrados: Es prioritario que se les trasmita la información de los objetivos a cumplir a todos los involucrados del mismo. Si no se les comunica ¿cómo sabrán qué tienen que hacer?
- Estén íntimamente relacionados a la misión y visión de la empresa: Es fundamental la alineación entre éstos tres aspectos (misión – visión – objetivos), para que los resultados finales hagan prospera a la empresa.
La misión y visón forman parte de la cultura organizacional, y están explicados en este artículo de EDI
Cómo redactar objetivos SMART
Para redactar un objetivo SMART habrá que ser:
- Claro: Que se entienda a la perfección lo que se quiere lograr.
- Conciso: Ser lo más escueto posible a la hora de escribirlo, pero sin que falte información.
- Preciso: La información debe ser lo más detallada posible.
La redacción de un objetivo SMART tendrá que tener la siguiente estructura gramatical
Verbo: Que tiene que estar en infinitivo
Objeto: Es el elemento sobre el cual accionará el verbo.
Indicador: Valor cuantitativo que me servirá de guía para saber si cumplió o no el objetivo.
Requisito: Qué instrumentos o recursos usaré para cumplir el objetivo.
Lapso de tiempo: Tiempo máximo estipulado para ejecutarlo.
Ejemplos de objetivos SMART
Objetivo: Aumentar la participación de mercado
Específico: Aumentar el share de mercado y posicionarnos como retador de mercado.
Medible: Aumentar un 2% nuestra participación de mercado.
Alcanzable: Se realizará una campaña publicitaria en medios masivos y digitales y se aumentará nuestra fuerza de ventas en la calle.
Relevante: Pasaremos a ser el retador de mercado más importante.
Lapso de tiempo: Debemos lograrlo en un plazo máximo de 6 meses.
Objetivo SMART
Aumentar nuestra participación de mercado en un 2% para lograr ser el retador de mercado en lapso de 6 meses.
Objetivo: Lanzar un nueva variedad de pasta dental.
Específico: Sacar un nueva pasta dental sabor vainilla.
Medible: Se espera vender 10.000 unidades durante el mes del lanzamiento.
Alcanzable: Se realizará previamente una investigación de mercados para conocer si tendrá aceptación o no.
Relevante: Será la primera pasta dental que tenga ese sabor.
Lapso de tiempo: El producto deberá estar en la calle en menos de un año.
Objetivo SMART
Vender 10.000 de una nueva pasta dental sabor vainilla durante el mes del lanzamiento, la misma debe estar en la calle en un plazo menor de un año.
Te compartimos este vídeo de nuestro canal de YouTube donde explicamos también los objetivos SMART.
¿Por qué son importantes los objetivos dentro de una empresa?
- Porque orientan a todos los participantes un propósito en común.
- Permite estudiar mejor, en términos de efectividad los logros empresariales.
- Hace más previsible el futuro, disminuyendo la incertidumbre.
- Ayudan a usar con mayor eficiencia los recursos con los que se cuentan.
- Provocan el trabajo en equipo ya que todos aportarán para el logro del objetivo propuesto.
Conclusiones de la APO y su relación con los objetivos SMART
La Administración Por Objetivos fue una teoría que planteó una nueva mirada en el estudio de la administración de empresas, ya que fue la primera que se ocupó en analizar más en detalle a los objetivos, aunque si bien las teorías anteriores hacían mención a los mismos, ninguna de ellas se detuvo a estudiar a los mismos tan pormenorizadamente como esta teoría.
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