Definición de estructura organizativa
Según Mintzberg una estructura organizativa es “un conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en distintas tareas, consiguiendo luego la coordinación de las mismas.” El mismo autor considera que toda organización tiene que estar compenetrada en su ideología o cultura organizacional, para que así pueda funcionar de una manera más eficiente.
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Funciones de la estructura organizativa
- Sirven para lograr objetivos organizacionales.
- Regulan el comportamiento de las personas dentro de las organizaciones imponiendo su accionar.
- Es un medio por el cual se ejerce el poder, se toman decisiones y se llevan a cabo las actividades propias de dicha organización.
- Todas las organizaciones deben tener bien especificadas las tareas a realizar en cada posición de trabajo y en cada departamento.
- Debe tener un sistema de autoridad y responsabilidad que permita consolidar los niveles jerárquicos y el proceso de toma de decisiones.
- Debe buscar la mejor coexistencia entre el flujo horizontal y vertical tanto de trabajo como de comunicación.
Sobre estas bases se crean los principios para el mejor diseño de una estructura organizativa.
Principios de diseño de una estructura organizacional
Los principios de diseño son doce, a saber:
Carácter específico
La estructura organizativa debe concebirse y diseñarse sobre la base de sus necesidades funcionales y características específicas, teniendo en cuenta que ayuden alcanzar los objetivos organizacionales propuestos.
En este vídeo de nuestro canal de Youtube explicamos como redactar objetivos organizacionales.
Carácter dinámico
La estructura organizativa debe ser lo más dinámica posible con la finalidad de poder adaptarse lo más pronto posible cuando se amerite un reacomodamiento y/o generación de subestructuras internas nuevas, debido a situaciones internas o externas para enfrentar circunstancias problemáticas o de cambios beneficios a corto, mediano o largo plazo.
Carácter humano
La estructura organizativa debe tener en cuenta a las personas que integran la organización funcional formal (e informal también). Al mismo tiempo es indispensable que se valorice las potenciales, destrezas y aptitudes de cada integrante, logrando que cada puesto este ocupado para la persona más apta, para lograrlo esencial evitar los encasillamientos.
Los ascensos o promociones laborales
El diseño de la estructura organizativa debe facilitar los ascensos y promociones en la medida que el potencial de los recursos humanos de la misma les permitan desempañar sus nuevas funciones de manera eficiente. También hay que tener en cuenta que una reubicación dentro de un nuevo departamento en el mismo nivel se puede tomar como ascenso.
Vinculado con esto hay un famoso postulado en administración llamado el Principio de Peter que dice:
“Todo empleado tiende a ascender hasta su máximo nivel de incompetencia.”
y deja además como corolarios:
“Con el tiempo, todo puesto tiende a ser ocupado por un empleado que es incompetente para desempeñar sus obligaciones.”
“El trabajo es realizado por aquellos empleados que no han alcanzado todavía su nivel de incompetencia.“
Direccionamiento hacia los objetivos organizacionales
Dentro de las estructuras organizativas debe existir una coherencia entre todos los objetivos que existan en las distintas sub-estructuras. Estos deben estar alineados a los objetivos organizacionales primarios, que son los que van a comandar y condicionar todo lo que suceda en la empresa de tal forma que se promueva la eficiencia.
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Dimensión de la organización
Hay que diseñar la estructura organizativa teniendo en cuenta un dimensionamiento acorde y adecuado para garantizar la funcionalidad de la empresa, y que al mismo tiempo, ayude al cumplimiento de los objetivos organizacionales propuestos
Exigencias del contexto
Ya es sabido que ninguna opera en el vacío, sino que va a estar influenciada por los contextos tanto internos como externos. Por lo tanto a la hora de diseñar la estructura organizativa habrá que obligatoriamente tenerlos en consideración, analizando todas las influencias (o posibles influencias) que ejercerán desde y hacia la misma.
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Asignación de responsabilidades
Dentro de toda estructura organizativa debe existir una correspondencia entre la autoridad y la responsabilidad. Es decir que hay una coexistencia entre ambas y en donde la responsabilidad no se delega sin las funciones de autoridad necesarias para poder cumplirla.
Unidad de mando
Cualquier empleado dentro de la estructura organizativa solo debe tener un solo superior directo a quien obedecer y recibir ordenes o instrucciones directas.
Control
La líneas de supervisión y control dentro de las estructuras organizativas no deben sobrepasar el límite óptimo que garantice el control eficiente del proceso en cuestión. Por lo tanto el control debe existir pero no de manera excesiva para no entorpecer el desarrollo diario de las tareas.
Coordinación
El diseño de la estructura organizativa debe contemplar la sincronización y unificación de las actividades y recursos de un grupo de trabajadores, integrándolos hacia la obtención de un objetivo en común.
Complejidad de la organización
Se debe impedir que el diseño de la estructura organizativa se torne tan compleja que dificulte y entorpezca el funcionamiento de la misma, y por ende, el cumplimiento de los objetivos organizacionales propuestos.
Dos tipos de diseño de estructura organizativa de una empresa: Tradicional y el de Mintzberg
Dentro del estudio de la administración de empresas hay dos modelos de estructuras organizativas que sobresalen del resto, estás son:
- El modelo tradicional o de Parsons
- El modelo de Mintzberg
Modelo tradicional o de Parsons: Niveles de una estructura organizacional
Desde la antigüedad, como se puede ver dentro de los antecedentes históricos de la administración, se puede observar que todas todas las organizaciones y estructuras organizativas se rigen bajo el concepto de escalonamiento jerárquico y de poder.
Dentro de la Teoría estructuralista existió un autor llamado Parsons que las ordenó en una pirámide en la que dividía a la estructura organizativa en tres niveles: institucional, gerencial y técnico.
Nivel institucional
Es nivel que está en la cima de la estructura organizativa, allí se encontrarán los directores de la empresa, quienes se encargarán de determinar los objetivos organizacionales y las estrategias a seguir entre otras cosas.
Nivel gerencial
Es el nivel central, y por consecuencia, es el que se interrelaciona con los otros dos. Al estar en el medio será el que diseñe y elabore los planes tácticos (teniendo en cuenta las estrategias pensadas en el nivel institucional) para que sean luego ejecutados por el nivel inferior y así alcanzar los objetivos propuestos. Además este nivel estará encargado de proveerle de todos los recursos necesarios al nivel técnico para poder cumplir con sus tareas.
Nivel técnico
Es el nivel mas bajo dentro de la estructura organizativa y será el encargado de ejecutar de la manera mas eficiente posible los planes elaborados por el nivel gerencial.
Estructura organizativa de Mintzberg
Otro importante autor sobre las estructuras administrativas fue Henry Mintzberg, quien plantea una nueva mirada a la misma, dividiéndola también en tres niveles: ápice estratégico, línea media y núcleo operacional, pero a estas le incorpora dos órganos de apoyo a su costado: la tecnoestructura y el staff.
Ápice estratégico
Como el nombre lo indica, este nivel se encuentra en la cúspide de la estructura organizativa. Aquí se encuentran los directivos encargados de las decisiones trascendentales para la empresa, que estarán ligadas a los objetivos organizacionales y de allí se fijarán los planes estratégicos, las relaciones institucionales, etc.
Línea media
También como su nombre lo indica se encuentra en el medio de la estructura organizativa. Este nivel generalmente es muy largo teniendo varios sub-niveles dentro (fíjense en la imagen eso está reflejado).
En este segmento de la estructura organizativa se encuentran los gerentes, jefes y supervisores, que son los que se ubican entre el ápice estratégico y el núcleo operativo. Estos se encargan, entre otras cosas, de diseñar los planes tácticos para alcanzar los objetivos propuestos por la alta jerarquía, delegando las tareas el nivel inferior para conseguir dicho fin.
Núcleo operacional
Por debajo de la línea media se encuentra el núcleo operacional, quien dentro de la estructura organizativa se encargará ejecutar las tareas y planes establecidos en el nivel próximo superior. Por lo general este nivel suele tener una gran cantidad de personas trabajando, haciéndolo el más ancho de todos, como se puede observar en la imagen.
Órganos de apoyo a su costado: la tecnoestructura y el staff.
Si observamos la imagen ambos están a la misma altura de la línea media, lo que marcará el grado de importancia que tienen.
Por un lado tenemos a la tecnoesrtructura quien tendrá la tarea de homogeneizar el trabajo ajeno por medio de analistas con la finalidad de reducir la supervisión directa y simplificar algunas actividades, pero siempre adecuadas a la organización. Como está por fuera de la línea media su autoridad es no formal. Un ejemplo de tecnoestructura puede ser el departamento de recursos humanos.
Del otro lado de la estructura organizativa se encuentra el staff de apoyo. Aquí encontraremos a todos aquellos que ofrecen sus servicios o asesoramiento a la organización pero que no forman parte de la misma, por eso también está por fuera de la línea media. Un ejemplo de staff de apoyo es el personal de seguridad que trabaja en un shopping.
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Los 12 principios para el diseño de una estructura organizativa – Ensamble de Ideas – Copyright MMXXI
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