Introducción a los procesos administrativos de una empresa
Toda organización concebida como tal tiene una dinámica de funcionamiento que vinculará la estructura de la empresa con los recursos humanos que trabajen en ella. Estas personas realizarán distintas acciones en un proceso cíclico integral con la finalidad de alcanzar los objetivos organizacionales propuestos. Este proceso recibe el nombre de “Procesos administrativos”.
Por lo tanto, una vez determinada cómo es la estructura organizativa de la empresa, cuáles son los niveles jerárquicos y las líneas de autoridad y responsabilidad a través de los organigramas, y también definidos los objetivos organizacionales, será el momento de establecer los procesos que se necesitarán ejecutar, para así cumplir dichos objetivos y alcanzar el éxito en la gestión empresarial.
Te compartimos este vídeo de nuestro canal de YouTube donde explicamos como redactar objetivos organizacionales.
¿Qué es el proceso de administración?
Definición de procesos administrativos
Es un flujo continuo e interrelacionado de actividades que se ejecutan en una empresa para aprovechar de la manera más eficiente posible los recursos de la empresa y así lograr los objetivos organizacionales. El mismo consta de cuatro etapas: Planeación – Organización – Gestión – Control.
Para Fayol, uno de los creadores de la Teoría Clásica y de quien salió la idea de este proceso, decía que el acto de administrar debía incluir estos procesos, ya que los consideraba fundamentales para lograr la máxima eficiencia en las organizaciones.
Fases del proceso administrativo
Como se mencionó en la definición los procesos administrativos constan de cuatro etapas, subdivididas en fases: la fase mecánica y la dinámica.
- Fase mecánica: Involucra a los procesos de planeación y organización. El objetivo de esta fase será el de el de acondicionar de la mejor manera posible la estructura organizativa para lograr los objetivos propuestos.
- Fase dinámica: Involucra a los procesos de gestión y control. Acá se pone en acción lo planificado anteriormente.
Etapas del proceso administrativo
Recordemos entonces que las etapas del proceso administrativo son cuatro:
- Planeación.
- Organización.
- Gestión.
- Control.
Planeación o planificación
El proceso de planeación es básico dentro de cualquier estructura organizativa, ya que es el que me va a permitir tener una guía eficaz para implementar las acciones necesarias para el logro de los objetivos propuestos.
Otro tema a ser considerado dentro de la etapa de planeación es el cálculo de estimaciones financieras de ingreso y egreso de dinero por medio de presupuestos, que son los que intentarán garantizar la viabilidad y éxito del plan. Estos presupuestos pueden ser:
- Económicos: Proyecciones de ventas, planeación de las cantidades a producir de cada bien y en que momento se hará, campañas de marketing y publicidad, etc.
- Financieros: El flujo dinero (cash flow), análisis de TIR y VAN de inversiones, etc.
- Inversiones: Compras a realizar de bienes de uso, por ejemplo maquinarias, también se puede proyectar la ampliación de la fabrica, apertura de nuevos locales o sucursales, desarrollo de nuevos productos, etc.
La planificación es la que visualiza el futuro y su propuesta debería verse reflejada en profundidad en el desarrollo de los planes tácticos y estratégicos a implementar.
Proceso de organización
Una vez planificados los objetivos habrá que organizar qué, cómo, cuándo y quién se encargará de cada tema involucrado para alcanzar los objetivos propuestos.
Para ello es importante contar con un buen líder que sea capaz reconocer y potenciar las aptitudes físicas e intelectuales que tiene cada trabajador y al mismo tiempo sepa administrar los materiales y recursos con los que se cuenta. La finalidad del proceso de organización es determinar objetivos para las distintas áreas de la empresa para que puedan ser cumplidos con la máxima eficiencia.
Por lo tanto la eficiente coordinación entre los esfuerzos que deban realizar los trabajadores y la utilización de los recursos será esencial para tener éxito, y por eso algunos autores ponen a la coordinación como otro etapa más.
Proceso de gestión
El proceso de gestión es el que viabiliza el proceso de planificación en acciones concretas y así alcanzar los objetivos planteados, persiguiendo siempre además la eficacia y eficiencia en dicho proceso. Por la tanto, si en las dos primeras etapas se encargaban de la parte teórica del proceso, a partir del proceso de gestión empezará “la acción”.
Para generar un buen proceso de gestión es importante contar siempre con todos los recursos necesarios, habilidad para gerenciar, creatividad, motivación a los empleados, excelentes relaciones interdepartamentales y buena comunicación entre ellas, etc. Todas estas acciones deben estar sustentadas por lo que soporte la estructura de la empresa.
Proceso de control
La última etapa del proceso administrativo es el control. Al mismo se lo puede definir como un feedback o retroalimentación que tendrá el todo el proceso administrativo, por medio del cual se comparará lo sucedido realmente con lo planificado en la primera etapa (la de planeación).
El control es un proceso continuo por medio del cual nos permite tomar medidas correctivas, en caso de ser necesario, a medida que van apareciendo desvíos en esa brecha entre lo actual (lo que realmente esta pasando) y lo esperado (planificado) y así poder llegar a lo establecido como meta.
Todo proceso de control debe reunir tres características para que sea efectivo:
- Que sea económicamente rentable: El rendimiento que genere el control debe ser mayor al costo que se incurra al hacerlo.
- Los procedimientos a aplicar deben ser fáciles: En otras palabras el proceso de controlar debe ser sencillo de manera que ayude a agilizar el mismo.
- Debe hacerse en actividades donde su impacto sea valioso: El control debe hacerse sobre aquellas labores representativas para que valga la pena el esfuerzo en el a control realizado.
A su vez este proceso de control puede hacerse por medio de tres vías de supervisión:
- Por control dentro del área: Los mismos supervisores y jefes del departamento realizan el control.
- Por control cruzado: El control se realiza por medio de supervisores y jefes de otras áreas de la empresa, siempre y cuando sean del mismo nivel jerárquico.
- Mediante auditorias externas: Se terceriza la labor de control a empresas especializadas fuera de la empresa.
Para terminar te compartimos nuestro vídeo de YouTube sobre el tema.
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