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Procesos administrativos: Las 4 etapas explicadas.

administracion y teoria de las organizaciones

La última actualización de esta entrada fue hecha el 11 junio, 2024 por Julián Spadaro

Introducción a los procesos administrativos de una empresa

portada procesos administrativos
Procesos administrativos

Toda organización, concebida como tal, tiene una dinámica de funcionamiento que vincula la estructura de la empresa con los recursos humanos que trabajan en ella. Estas personas llevan a cabo diversas acciones en un proceso cíclico integral con la finalidad de alcanzar los objetivos organizacionales propuestos. Este proceso recibe el nombre de “Procesos administrativos”.

Por lo tanto, una vez determinada la estructura organizativa de la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad a través de los organigramas, y definidos los objetivos organizacionales, llega el momento de establecer los procesos necesarios para cumplir dichos objetivos y alcanzar el éxito en la gestión empresarial. Te invitamos a consultar este artículo de nuestro blog donde explicamos cómo redactar objetivos organizacionales.

¿Qué es el proceso de administración?

Definción de procesos administrativos

El proceso de administración se define como un flujo continuo e interrelacionado de actividades que se llevan a cabo en una empresa con el objetivo de utilizar de manera eficiente los recursos disponibles y alcanzar los objetivos organizacionales. Este proceso se compone de cuatro etapas fundamentales: Planeación, Organización, Gestión y Control.

Para Henry Fayol, uno de los precursores de la Teoría Clásica de la Administración y quien ideó este proceso, consideraba que estas etapas eran esenciales para lograr la máxima eficiencia en las organizaciones.

Fases del proceso administrativo

Como se mencionó en la definición, los procesos administrativos constan de cuatro etapas, las cuales pueden subdividirse en dos fases: la fase mecánica y la fase dinámica.

  • Fase mecánica: Esta fase comprende los procesos de planeación y organización. Su objetivo principal es preparar de la mejor manera posible la estructura organizativa para alcanzar los objetivos propuestos.
  • Fase dinámica: En esta fase se engloban los procesos de gestión y control. Aquí es donde se pone en marcha la planificación realizada previamente.
fases del proceso administrativo
Las fases de los procesos administrativos

Etapas del proceso administrativo

Recordemos entonces que las etapas del proceso administrativo son cuatro:

  1. Planeación.
  2. Organización.
  3. Gestión.
  4. Control.

Etapa de Planeación o Planificación

La planificación es el punto de partida de cualquier proceso administrativo. Aquí es donde se definen los objetivos específicos, se identifican las estrategias para alcanzarlos y se elaboran planes detallados. Esto implica decidir qué recursos se necesitarán, cuánto tiempo tomará cada tarea y cómo se asignarán las responsabilidades. Una planificación sólida sienta las bases para el éxito a largo plazo de una empresa.

El proceso de planeación es fundamental en cualquier estructura organizativa, ya que proporciona una guía eficaz para implementar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos.

Otro aspecto a considerar en la etapa de planeación es el cálculo de estimaciones financieras de ingresos y egresos de dinero a través de presupuestos, que buscan garantizar la viabilidad y el éxito del plan. Estos presupuestos pueden abordar aspectos económicos, financieros e inversiones, como proyecciones de ventas, planificación de cantidades de producción, campañas de marketing, flujo de efectivo, análisis de TIR y VAN de inversiones, entre otros.

La planificación se centra en visualizar el futuro y sus propuestas deben reflejarse en profundidad en el desarrollo de los planes tácticos y estratégicos a implementar.

Proceso de organización

Una vez establecidos los planes, llega el momento de organizar los recursos disponibles. Esto implica la asignación de tareas y responsabilidades a los miembros del equipo, la creación de una estructura organizativa eficiente y la distribución efectiva de recursos como el tiempo, el dinero y los materiales. La organización garantiza que todos estén en la misma sintonía y trabajen hacia los mismos objetivos.

Es fundamental contar con un buen líder empresarial que sea capaz de reconocer y potenciar las aptitudes físicas e intelectuales de cada trabajador, al mismo tiempo que administra los materiales y recursos disponibles. El propósito del proceso de organización es establecer objetivos para las diferentes áreas de la empresa de manera que puedan alcanzarse con la máxima eficiencia.

La coordinación eficiente entre los esfuerzos de los trabajadores y la utilización de recursos es esencial para el éxito. De hecho, algunos autores consideran la coordinación como una etapa adicional en este proceso.

procesos administrativos: organizar
Procesos administrativos: Un líder organiza y da las pautas de trabajo a su equipo.

Proceso de gestión o ejecución

La ejecución es donde la acción cobra vida y se materializa el proceso de planificación en acciones concretas para alcanzar los objetivos propuestos. En esta etapa, se implementan los planes y se llevan a cabo las tareas asignadas, siempre buscando la eficacia y eficiencia en el proceso. Es la fase donde la teoría se convierte en acción.

Para llevar a cabo un buen proceso de gestión, es fundamental contar con todos los recursos necesarios, habilidades de liderazgo, creatividad, motivación de los empleados, excelentes relaciones interdepartamentales y una comunicación efectiva. Todo esto debe estar respaldado por la estructura organizativa de la empresa.

La comunicación efectiva y la supervisión desempeñan un papel crucial en esta etapa para garantizar que todo se desarrolle según lo planeado. Además, es esencial estar preparado para realizar ajustes si surgen desafíos inesperados.

Proceso de control

El proceso de control puede definirse como una retroalimentación que abarca todo el proceso administrativo, a través del cual se compara lo que realmente ha sucedido con lo que se planificó en la etapa de planeación.

El control representa la etapa final de los procesos administrativos y consiste en evaluar el avance hacia los objetivos y corregir cualquier desviación que pueda surgir. Se basa en la medición del rendimiento y el análisis de los resultados. Si algo no está funcionando según lo planeado, esta etapa permite tomar medidas correctivas para mantener el rumbo hacia el éxito.

El control es un proceso continuo que nos permite tomar acciones correctivas según sea necesario a medida que se detecten desviaciones entre la situación actual y la planificada. Para que un proceso de control sea efectivo, debe cumplir con tres características clave:

  • Que sea económicamente rentable: El rendimiento que genera el control debe ser mayor que el costo en el que se incurre al llevarlo a cabo.
  • Que sea fácil de implementar: Los procedimientos de control deben ser sencillos y eficientes para agilizar el proceso.
  • Debe realizarse en actividades donde su impacto sea valioso: El control debe aplicarse a actividades que tengan un impacto significativo en el logro de los objetivos, de modo que justifique el esfuerzo y los recursos invertidos en el proceso de control.

Al mismo tiemp,,el proceso de control puede llevarse a cabo a través de tres vías de supervisión:

  1. Control interno: Realizado por los supervisores y jefes dentro del área o departamento relevante.
  2. Control cruzado: Llevado a cabo por supervisores y jefes de otras áreas de la empresa que posean el mismo nivel jerárquico.
  3. Auditorías externas: Cuando se terceriza la función de control, contratando a empresas especializadas externas a la organización para realizar la supervisión.
procesos administrativos
Los procesos administrativos

Para finalizar, te compartimos el tutorial de nuestro canal de YouTube donde explicamos en detalle estos procesos administrativos. Te recomendamos verlo completo y, si te gusta y consideras que lo merecemos, ayúdanos a crecer suscribiéndote al canal, compartiendo el video, dándole like y dejando un comentario positivo. Tu apoyo es muy valioso para nosotros y nos motiva a seguir creando material educativo gratuito para todos. ¡Gracias por tu colaboración!

Vídeo sobre los procesos administrativos


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