Como realizar un Balance General de 10 o 12 columnas (sumas y saldos, y balance general)

Como realizar un Balance General de 10 o 12 columnas (sumas y saldos, y balance general)

14 mayo, 2020 0 By Julián Spadaro
balance
Balance general

Planilla de Pre Balance General

Concepto principal

Antes de iniciar con la explicación hago una aclaración. Si bien en el título se pone Balance General, el nombre técnico de lo que vamos a explicar es “planilla de pre balance”, pero se lo tituló así, por que en ocasiones, pedagógicamente, al tema se lo llama incorrectamente -y hasta yo lo hago- Balance.

En la planilla de pre balance se vuelcan los datos obtenidos en los mayores con la finalidad de ordenar la información de los mismos, y así facilitar el camino hacia la confección de los Estados Contables.

Estados contables

Son los que permiten al finalizar un ejercicio contable conocer la situación patrimonial, financiera y económica de una empresa. La confección de los mismos se rigen en Argentina a través de las Resoluciones Técnicas 7, 8 y 9. Acá es dónde técnicamente se realiza el Balance.

El proceso contable que se debe seguir es el siguente:

  1. Realizar el Libro Diario
  2. Realizar el Libro Mayor
  3. Confeccionar la planilla de pre balance
  4. Realizar los Estados Contables

La planilla de pre balance

La planilla de pre balance consta de 12 columnas, que como se dijo en la introducción se vuelcan los datos obtenidos en los mayores, dichas columnas son:

  • Cuenta Contable 1 columna
  • Balance de Sumas 2 columnas
  • Balance de Saldos 2 columnas
  • Saldos ajustados 2 columnas
  • Activo 1 columna
  • Pasivo 1 columna
  • Patrimonio Neto 1 columna
  • Resultados Positivos 1 columna
  • Resultados Negativos 1 columna

En el presente artículo solo se trabajarán con 10 columnas, debido a que no se explican los asientos y mayores de ajustes, que son los que luego se utilizan en saldos ajustados.

Cuenta contable

En la columna cuenta contable obviamente se escribe el nombre de la cuenta ya mayorizada que se pasa a la planilla de pre balance. Todos los mayores deben tener su cuenta asociada a dicha planilla.

Balance de sumas

En cada cuenta contable se pasa el valor de la suma del Debe y del Haber que tenga su mayor, en la columna correspondiente. Es importante luego de haber pasado los mayores, comprobar la partida doble, y que al mismo tiempo el resultado de la suma del Balance de Sumas, tiene que ser igual a la suma del Debe y el Haber del Libro Diario.

Balance de Saldos y Saldos ajustados

En el Balance de saldos en cada cuenta contable se deberá pasar el monto que haya dado el saldo del mayor en la columna que corresponda, es decir en la columna del Debe si dio saldo deudor, y en la del Haber, si dio saldo acreedor. Acá también hay que comprobar que se cumpla el principio de partida doble.

En los saldos ajustados se ponen los nuevos saldos que dieron las cuentas luego de realizarse los asientos de ajustes.

Partida Doble

Concepto contable fundamental, en el cual se indica que siempre la suma del Debe tiene que ser igual a la del Haber.

Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Resultados Positivos y Resultados Negativos.

Luego de pasar los saldos y saldos ajustados se deberá registrar dicho monto en la columna que le corresponda a dicha cuenta cuenta contable. Una vez finalizado el mismo se tiene que comprobar que se cumpla la ecuación patrimonial dinámica

Para recordar a que rubro pertenece cada cuenta te recomendamos leer este artículo

También puedes ver este vídeo de nuestro canal de You Tube acerca de las cuentas contables y su clasificación.

Ejemplo práctico

De la información surgida del Libro Diario, y del Libro Mayor ya resuelto, confeccionar la planilla de pre Balance de 10 columnas.

Libro Diario y Mayores

Una vez confeccionados el Libro Diario y los Mayores se procederá a completar la planilla de de pre Balance, teniendo en cuenta todo lo recientemente explicado, recordémoslo rápidamente: Todo mayor se debe pasar a la planilla, y luego en cada cuenta indicar cuál fueron las sumas de su debe y haber, cual fue su saldo y su monto, y luego el mismo colocarlo en la columna del rubro al que pertenezca dicha cuenta, veamos, como quedaría la planilla según los datos anteriores.

Planilla de pre balance de 10 columnas

Una vez terminada la planilla de pre Balance, habrá que chequar algunos datos para determinar si está bien realizado o no.

  1. Comprobar la partida doble del balance de sumas y que dichos valores sean iguales a la suma del Debe y el Haber del Libro Diario, en nuestro ejemplo fue $14.400. Si no da igual, estamos cometiendo un error, mas abajo les explico pautas para hallar errores.
  2. Comprobar la partida doble del balance de saldos, en nuestro caso $8.100, al igual que el anterior, si no da igual está mal y hay que buscar el error.
  3. Comprobar los resultados según la ecuación patrimonial dinámica.
Comprobación de la ecuación patrimonial dinámica

¿Y qué pasa si no da igual? – Pautas para encontrar errores en la planilla.

Si el balance de sumas, o el balance de saldos, o la ecuación patrimonial no da igual, la planilla está mal y habrá que buscar donde está el error, acá les dejo unas pautas que los ayudarán a encontrar los mismos más rápidamente.

  1. Si el Balance de sumas está bien (el Debe = Haber, y además coinciden con el Libro Diario), significa que el error está en otras columnas, no pierdas tiempo ahí, si está mal entonces el error viene desde más atrás, o desde el pasaje del Libro Diario al Mayor, o desde el mayor a la planilla de pre balance. Los errores más comunes son:

    – Sumar mal, re chequeen las sumas, no se apuren, fíjense bien los valores al pasarlos a la calculadora.

    – Haber puesto ceros de mas o de menos en alguno de los traspasos.

    – Se olvidaron de pasar una cuenta del Libro Diario al Mayor, o del Mayor a la planilla.

    – Pasar dos veces una cuenta ya sea del el Libro Diario al Mayor, o del Mayor a la planilla.
  2. Si el Balance de saldos está bien (el Debe = Haber), significa que el error está en otras columnas, no pierdas tiempo ahí, si está mal entonces el error viene desde más atrás, los errores más comunes son:

    – Sumar mal.
    -Error en los ceros.
  3. Si la los balances de sumas y saldos dan bien, y la ecuación patrimonial no da los errores más recurrentes son:

    – Sumar mal.
    – Error en los ceros.
    – Se clasificó mal una cuenta.

Los Estados Contables

Una vez resuelta correctamente la planilla de pre balance, el próximo paso será confeccionar los Estados Contables, que si bien no es el tema puntual de este artículo, solo vamos a nombrar y explicar muy brevemente cada uno con la finalidad del dar un cierre al tema.

Los Estados Contables son informes que genera una empresa destinados tanto a usuarios internos, como externos, con la finalidad de brindar información certera de la situación patrimonial, económica y financiera de la misma, y así ayudar a una mejor toma de decisiones.

Existen normas legales que obligan a las empresas a tener que confeccionarlos cada un determinado período de tiempo, como así también las formas en cómo se deben confeccionar. Existen cuatro obligatorios, que son:

  1. Estado patrmonial o Balance General: en donde se muestra la composición del Activo, Pasivo y Patrimonio, es decir la cantidad de bienes y deudas que posee.
  2. Estado de Resultados: La diferencias entre los ingresos (RP) y los egresos (RN), determinando si se ganó o perdió dinero en el ejercicio.
  3. Estado de Evolución del Patrimonio Neto: Muestra las modificaciones que sufrió el mismo a raíz de los resultados de ejercicios anteriores, nuevos aportes de capital, etc.
  4. Estado de origen y aplicación de fondos: Informa como se fueron utilizados y de donde provinieron los fondos del capital, es decir, la diferencia entre el Activo y el Pasivo.

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